Универсиада 2013: взгляд изнутри

А.Ф. Шакирова, научный сотрудник ЦПЭИ АН РТ

Участвовать в XXVII Всемирной летней Универсиаде 2013 года и быть частью команды - это огромная гордость и честь. С командой волонтеров «Казань 2013» готовилась еще одна команда – сотрудников Департамента по работе с волонтерами. Это – менеджеры по работе с волонтерами на объектах, которые ответственны за их мотивацию.

Команда объединила около 150 человек – ребят с большим опытом волонтерской деятельности, общественной работы, участников республиканского проекта «Кадровый резерв», лидеров студенческих организаций и активистов вузов. Всё обучение было направлено на формирование команды, проработку ключевых моментов работы по управлению волонтерами во время игр, изучение инструкций и правил. Именно в этой команде мне посчастливилось работать.

Официально наша должность называлась «тим-лид», что буквально в переводе с английского значит – лидер команды или руководитель волонтеров во время парада спортсменов на церемониях открытия и закрытия Универсиады. В наши обязанности входило: оперативно контролировать работу волонтеров, выявлять проблему и принимать эффективные решения. На первый взгляд приятная и почетная работа оказалась полной мелких сложностей и требующего большого терпения и управленческих качеств. Перед нами стояла задача оптимального решения проблем, которые входят в наши полномочия, в противном случае - своевременная передача их менеджерам. Очень важном моментом являлось не переоценит свои силы и адекватно оценить свои способности к поставленным задачам. В результате полуторамесячной работы, нами были приобретены: неоценимый опыт управления персоналом, коммуникабельность, умение мотивировать сотрудников и «заряжать» правильным настроем на работу и конечно же, стрессоустойчивость, которая необходима любому современному работнику.

Действительно, собрать на все репетиции одновременно 300 волонтёров (во время открытия и закрытия на объекте находилась свыше 2000 волонтеров) оказалось задачей не из легких. К тому же, на объекте «Казань-Арена» принимали участие не только волонтеры из Татарстана, но и добровольческие группы из других регионов России, а так же так называемые «серебряные волонтеры» – волонтеры старшего возраста.

Представьте, начинается Церемония открытия Универсиады, а вместо того, чтобы наблюдать за фееричным шоу, вы рассаживаете зрителей и занимаетесь другой организационной работой. В итоге, нам приходилось «вылавливать» волонтёров из толпы зрителей и отводить их обратно на свои позиции. Иногда было трудно попасть на свое рабочее место. В среднем затрачивалось 15 минут, чтобы зайти, а потом еще и выйти с объектов.

При заключении с нами трудового контракта изначально обговаривалось, что волонтер может посещать соревнования. Де юре, это должно было происходить так: волонтер приходит с аккредитованным бейджом в кассу, и при наличии свободных мест ему дают билет (бесплатно). Де факто, ко мне постоянно приходили волонтеры с жалобами на то, что их не пускают на соревнования в качестве зрителей. В итоге, мы с подругой решили проверить эти жалобы на себе и попробовать попасть на соревнования в качестве зрителей. Встали в большую очередь. Впереди она, а сразу за ней я. Она подошла с аккредитованным бейджом за билетом. Из кассы ей грозным голосом ответили, что билеты все проданы – стало быть, мест нет. Огорченная, я решила поэкспериментировать, сняв бейдж и встав в позицию обычного казанца. Мне спокойно продают два билета. Но наше удивление оказалось еще больше, когда придя на соревнования мы сидели на почти пустом стадионе.

Помимо сложностей с организацией волонтеров и доступа к соревнованиям, требовалась работа на износ. Ночные репетиции, ненормированный график, внештатные ситуации – все это являлось обыденной частью нашей работы. Конечно же, мы не отсиживались в офисах, вся работа велась на объектах вместе с волонтерами. Рабочие время заканчивалась после того как посадишь последнего волонтера на общественный транспорт или на специально заказанный автобус, в тех случаях, когда были ночные репетиции.

Несмотря на все сложности, безусловно, были и яркие моменты: обретение уникального организационного опыта, навыков управления массой людей и их мотивацией, происходили встречи с интересными людьми, ощущалась причастность к событию мирового масштаба. Трудности и сложности быстро забываются, приятные впечатления остаются надолго.

Самым волнительным моментом была Церемония открытия, когда все мы стояли на своих позициях и ждали приезда первого автобуса со спортсменами. Автобусы прибывали с интервалом 10 минут и так в течение 3-х часов. В день открытия прибыли 8000 спортсменов. Ребята были в восторге от спортсменов, обменивались с ними значками, а самые шустрые умудрились взять автографы у представителя каждой страны (162 страны участвовали на Универсиаде), исписал весь блокнот.

Когда видишь вдохновлённые глаза волонтеров, которые, перебивая друг друга, делятся впечатлениями, или когда к тебе подходят зрители со словами благодарности, понимаешь всю ответственность и начинаешь ценить важность проделанной работы. Слоган Универсиады - «Весь мир в тебе» («You are the World») становится особенно близким, ведь ты находишься в эпицентре мирового события, своими глазами наблюдаешь, как творится история.